如何将Excel表格复制到MS Word

如何将Excel表格复制到MS Word

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在处理 Excel 中的数据时,您经常需要将一些表格从 Excel 复制到 MS Word 文档中。

虽然 Excel 中没有内置选项将整个 Excel 文件转换为 Word,但您可以轻松地将数据从 Excel 文档复制并粘贴到 Word。

在本教程中,我将向您展示多种方法 将数据从 Excel 工作表复制到 Word 文档

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将 Excel 表格复制粘贴为 MS Word 中的纯文本

如果您只想将表格从 Excel 复制并粘贴到 Word,则可以通过简单的复制粘贴来完成。

它允许您在 Word 中获取静态表格,然后您可以在其中格式化它(并根据需要进行更改)。

这种方法的缺点是,如果数据中有任何公式,它将不起作用。而且由于这是静态表,您在 Excel 中所做的任何更改都不会反映在您复制到 Word 的表中。

但大多数情况下,这正是您想要的。

让我们看看如何做到这一点。

假设您有一个如下所示的数据集,并且您想从 Excel 复制该数据并将其插入到 Word 中。

如何将Excel表格复制到MS Word
如何将Excel表格复制到MS Word

以下是执行此操作的步骤:

  1. 选择要复制到 Word 的 Excel 中的数据
  2. 右键单击,然后单击“复制”(或在 Windows 中使用键盘快捷键 Control + C,或在 Mac 中使用键盘快捷键 Command + C)
复制 Excel 中的数据
  1. 打开要插入此数据的 Word 文档
  2. 将光标放在 Word 文档中需要此数据的位置
  3. 转到 Word 中的“开始”选项卡,然后单击“粘贴”(或使用键盘快捷键 Control + V)
点击粘贴选项

上述步骤将从 Excel 复制数据并将其作为静态表粘贴到 Word 文档中。

数据已复制到 Word

一旦在 Word 中有了表格,您就可以格式化并使用它,就像在 Word 中插入的任何其他表格一样。

使用此方法时需要注意以下几点:

  • 如果 Excel 中的表格中有公式,则不会复制它们。在我的示例中,我在“总计”行中有公式,但复制到 Word 时,这些是静态值。如果您对任何数据进行任何更改,您也必须手动调整公式值
  • 如果您不想从 Excel 复制格式,而想使用 Word 文档的格式,则可以使用“使用目标样式”选项。在将表格粘贴到 Word 中后,单击“粘贴选项”图标时会显示该选项。

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将 Excel 表格嵌入 Word(作为链接对象)

在上述方法中,我们从Excel复制数据并将其作为静态表格插入到Word中。

您可以使用的另一种方法是将表格复制并粘贴到 Word 文档中并保持两个表格链接。

这样,如果您在复制的 Excel 表中做出任何更改,您将看到这些更改也会实时反映在 Word 表中。

当您可能需要更新 Excel 中的数据并且也需要在 Word 中更新时,此功能非常有用。通过链接表,您只需要在 Excel 数据中进行更改,这些更改将自动反映在您复制到 Word 的表中。

让我向你展示一下这是如何运作的。

假设您有一个如下所示的表格,并且您想将其从 Excel 复制到 MS Word 并保持此链接。

要从 Excel 复制到 Word 的数据

以下是执行此操作的步骤:

  1. 选择要复制到 Word 的 Excel 中的数据
  2. 右键单击,然后单击复制(或使用键盘快捷键 Control + C)
  3. 打开要插入此数据的 Word 文档
  4. 将光标放在 Word 文档中需要此数据的位置
  5. 转到 Word 中的“开始”选项卡,然后单击“粘贴”下拉菜单(单击“选择性粘贴”图标下方的小倒箭头)
点击选择性粘贴下拉菜单
  1. 在显示的选项中,单击选择性粘贴
点击选择性粘贴
  1. 在“选择性粘贴”对话框中,选择“粘贴链接”选项
选择粘贴链接选项
  1. 从列出的选项中选择 Microsoft Excel 工作表对象
选择 Microsoft Excel 工作表对象
  1. 单击“确定”

上述步骤将在 Word 中插入复制的表格,它仍然链接到 Excel 中的原始表格。

现在,如果您在 Excel 表格中进行任何更改,您将看到相同的更改反映在 Word 表格中(实时)。

如果由于某种原因您的数据无法实时更新,请右键单击表格并单击“更新链接”选项

关于此方法您需要了解以下几点:

  • 由于这两个文件相互链接,因此您必须将它们放在一起。如果您要将 Word 文件发送给某人,您还必须将 Excel 文件发送给他们,否则链接会断开,Word 中的数据将不会更新。
  • 每当 Word 文件打开时,它都会检查 Excel 表中是否有任何更新。即使 Excel 文件已关闭,此功能也能正常工作。

此方法最适合于您拥有包含大量计算/数据/仪表板的大型 Excel 文件的情况。通过使用此方法,您可以只复制 Excel 文件的一小部分,同时仍能够在 Excel 中的值发生变化时更新表格。

将 Excel 表格嵌入到 Word 中

这是 MS Word 提供的一项非常有用的功能。它允许您将 Excel 文档嵌入为 Word 文档的一部分。

在上面的方法中,我向您展示了如何将 Excel 和 Word 文件保存在一起并保持它们的链接。

在本节中,我将向您展示如何将 Excel 文件嵌入 Word 文档中,这样您不必保留这两个文件(而只需保留 Word 文件)。

通俗地说,这就像您可以在 Word 文档中打开并处理 Excel 工作表一样。

让我告诉你我的意思。

假设您在 Excel 中有一个如下所示的表格,想要将其复制到 Word 中。

要从 Excel 复制到 Word 的数据

下面是将其作为嵌入 Excel 对象插入到 Word 中的步骤:

  1. 选择要复制到 Word 的 Excel 中的数据
  2. 右键单击,然后单击复制(或使用键盘快捷键 Control + C)
  3. 打开要插入此数据的 Word 文档
  4. 将光标放在 Word 文档中需要此数据的位置
  5. 转到 Word 中的“开始”选项卡,然后单击“粘贴”下拉菜单(单击“选择性粘贴”图标下方的小倒箭头)
点击选择性粘贴下拉菜单
  1. 在显示的选项中,单击选择性粘贴
点击选择性粘贴
  1. 在“选择性粘贴”对话框中,确保已选择“粘贴”选项
在选择性粘贴中选择粘贴选项
  1. 从列出的选项中选择 Microsoft Excel 工作表对象
在选择性粘贴中选择 Microsoft Excel 工作表对象
  1. 单击“确定”

上述步骤将把从 Excel 复制的数据插入到 MS Word。

但 MS Word 后端实际上发生的情况是,它会创建一个新的 Excel 文件(它是 Word 文档本身的一部分)并显示该文件中的表格。

如果双击表格,您会注意到它会打开 Excel 文件(在 Word 文档中)。您仍可以在 Word 文档中看到熟悉的 Excel 界面。

Excel 在 Word 文档中打开

您可以进行任何更改,也可以使用条件格式等功能,这些都会反映在表格中。此外,您现有的任何公式都将继续有效。

使用这种方法的最大好处是您不必担心两个单独的文件。与以前的方法不同,在这种方法中,Excel 文件是 Word 文档的一部分。

因此,如果您保存 Word 文件或与其他人共享它,Excel 文件将保留下来,并且数据将保持完整。

缺点是,如果您使用多个这样的表格或者数据很大,则会导致 Word 文档很重(因为它还必须承受嵌入的 Excel 文件的重量)。

将 Excel 表复制为静态图像

如果您正在准备一份报告,而您想要的只是一种非常简单的方法来显示一些表格(而无需更改数据),那么您可以将该数据作为图像插入。

这样做真的很容易,并且图像在 Word 中也更容易管理(例如放置和调整大小)。

通过复制图像,您还可以选择将图像链接到 Excel 中的表格。这样,如果您在 Excel 表格中做出任何更改,它将反映在 Word 中的表格图像中。

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在 Word 中将复制的表格作为静态图像插入

假设您在 Excel 中有一个如下所示的表格:

要从 Excel 复制到 Word 的数据

以下是复制此表格并将其作为图像插入 MS Word 的步骤:

  1. 选择要复制到 Word 的 Excel 中的数据
  2. 右键单击,然后单击复制(或使用键盘快捷键 Control + C)
  3. 打开要插入此数据的 Word 文档
  4. 将光标放在 Word 文档中需要此数据的位置
  5. 转到 Word 中的“开始”选项卡,然后单击“粘贴”下拉菜单(单击“选择性粘贴”图标下方的小倒箭头)
  6. 在显示的选项中,单击选择性粘贴
点击选择性粘贴
  1. 在“选择性粘贴”对话框中,确保已选择“粘贴”选项
复制为图片时选择粘贴
  1. 从列出的选项中选择“图片”
选择图片选项
  1. 单击“确定”

上述步骤将在Word文档中插入表格的图像。

这就像任何其他图像一样,您可以调整其大小和格式。

在 Word 中将复制的表格作为链接图像插入

如果您喜欢在 Word 中管理图像的灵活性,并且仍希望将表格连接到原始 Excel 文件,那么您也可以这样做。

假设您在 Excel 中有一个如下所示的表格:

要从 Excel 复制到 Word 的数据

以下是复制此表格并将其作为链接图像插入 MS Word 的步骤:

  1. 在 Excel 中选择表格
  2. 右键单击,然后单击复制(或使用键盘快捷键 Control + C)
  3. 打开要插入此数据的 Word 文档
  4. 将光标放在 Word 文档中需要此数据的位置
  5. 转到 Word 中的“开始”选项卡,然后单击“选择性粘贴”
点击选择性粘贴
  1. 在“选择性粘贴”对话框中,选择“粘贴链接”选项
点击粘贴链接选项
  1. 从列出的选项中选择“图片”
选择要粘贴的图片选项
  1. 单击“确定”

上述步骤将再次为您提供可轻松调整大小和格式的图像。

但由于这与 Excel 中的原始表格相链接,如果您在原始表格中做出任何更改,这些更改也会反映在图像中。

另外,请记住,由于此图像链接到原始数据,如果您计划与其他人共享此 Word 文档,您也应该共享 Excel 文件(如果您希望链接保持原样)

如果 Excel 文件不可用或名称被更改,则图像将与任何其他常规图像一样。

这些就是复制 Excel 表格并将其插入 Word 的一些方法。在大多数情况下,我更喜欢将 Excel 表格复制并粘贴为图像,因为这样更容易管理。在某些情况下,我还更喜欢嵌入方法,它允许我从 Word 本身打开 Excel 文件。

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