如何折叠Excel中的行

如何折叠Excel中的行

这个简单而详细的 Excel 教程将向您展示如何折叠Excel中的行,以便您可以通过隐藏不必要的混乱信息来专注于重要数据。

您是否厌倦了在 Excel 电子表格中滚动浏览无尽的数据?您是否只需要查看底线 – 总计、平均值和关键数字?

Microsoft Excel 为您提供了一项名为“Excel 中的行折叠”的便捷功能。它可以让您隐藏所有多余的行,这样您就可以专注于最重要的信息。

忘掉那些花哨的技巧吧,我整理了在 Excel 中创建可折叠行的最简单方法。按照这些步骤,您很快就会成为专家!

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使用隐藏行功能

最简单的方法是隐藏您不需要看到或呈现的行。

如果您刚刚开始在 Microsoft Excel 中进行数据分析和可视化,则此方法对于微小数据集非常方便。

如何折叠Excel中的行

假设,在上面的示例数据集中,您只需要向客户、主管和观众展示小计和总计。

选择要隐藏的行
选择要隐藏的行

Shift您只需按下键然后单击单元格范围内的第一个单元格A2和最后一个单元格即可选择要隐藏的行。E6A2:E6

使用隐藏行功能在 Excel 中折叠行
使用隐藏行功能在 Excel 中折叠行

“隐藏行”快捷键Ctrl9,隐藏选定的行。

现在,对其余行重复相同的步骤。

使用隐藏行折叠所有冗余行
使用隐藏行折叠所有冗余行

您已成功折叠工作表中的冗余行,仅显示业务费用的标题数字,例如部门小计和总计。

由于该方法完全是手动的,如果您是经验丰富的 Excel 用户,您可能会觉得有点无聊。我为您创建了一种自动化方法,该方法执行与上面相同的步骤,但借助 VBA 编程。您可以在下面的Excel VBA部分中找到此方法的高级版本。

使用排序和过滤

排序和筛选工具是另一个基本的 Excel 功能,可以折叠 Excel 中不必要的行,以便您更好地了解数据集。

同样,这是一种半自动化方法,您需要手动启用源数据集的排序和过滤,并选择必要的过滤,以便 Excel 仅显示预期的行。

简单过滤

示例数据集 1

假设您想要折叠上述数据集中的设施医务室费用行。这样,您就可以轻松理解IT费用对费用数字的影响。

激活排序和过滤
激活排序和过滤

为此,请按CtrlShift+L激活工作表上的“排序和过滤”工具。

应用简单过滤器
应用简单过滤器

点击部门列中的过滤器下拉箭头,并在上下文菜单中的搜索字段下方取消选中不需要的行项。

单击“确定”折叠未选中的行。

Excel 使用排序和筛选折叠行
Excel 使用排序和筛选折叠行

当您在 Excel 中应用数据过滤来折叠行时,您的数据集将如何显示。

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按颜色过滤

样本数据集 2

假设在同一个示例数据集中,不同部门的费用有不同颜色的行。在这种情况下,您可以使用“排序和过滤”工具中的“按颜色过滤”功能。

启用排序和过滤
启用排序和过滤

选择数据集标题行上的任意单元格后按+ +启用排序和过滤。CtrlShiftL

选择颜色代码
选择颜色代码

现在,单击“部门”下拉箭头。

将显示一个上下文菜单。将鼠标光标悬停在“按颜色过滤”菜单上。

颜色过滤选项将在右侧的溢出菜单中打开。

单击要过滤数据集的颜色以折叠目标行。在当前教程中,我选择了黄色

使用“按颜色筛选”功能折叠 Excel 中的行
Excel 中使用“按颜色筛选”功能折叠行

通过黄色过滤后的数据集仅显示IT部门的费用。

这种方法的缺点是每次只能选择一种颜色。包含所选颜色的行将保留,其余行将折叠起来,以便为您提供集中视图。

使用自定义视图

在向观众展示报告之前,您可以提前为同一数据集创建不同的视图。

在演示过程中,只需切换到那些预先配置的视图,通过折叠冗余数据行即可显示重要的行和数字。

示例数据集 1

下面让我们看看如何为上面显示的示例数据集的工作表创建不同的视图。

自定义视图
自定义视图

当工作表中的所有行都展开时,转到“视图”选项卡并单击“工作簿视图”命令块内的“自定义视图”命令。

添加视图对话框
添加视图对话框

自定义视图对话框中单击添加并为当前视图命名。例如,我将原始数据集命名为默认工作表视图

然后,我隐藏了所有包含各个部门费用的数据行,只保留小计和总计数字。

我再次按照前面的步骤将此视图配置为总计表视图

我通过折叠除 IT 行、IT 小计行和总计行之外的所有数据行创建了第三个视图。我将其命名为“IT 费用总计”视图。

同一数据集的三个视图
同一数据集的三个视图

查找上面我为示例数据集创建的不同视图。

默认工作表视图
默认工作表视图

现在,当向观众展示此业务费用报告时,我将从“视图选项卡 >自定义视图> 选择默认工作表视图> 单击“显示”切换到默认工作表视图

这将显示包含所有行的整个数据集。

IT 费用总计
IT 费用总计

为了报告 IT 费用对整体业务费用的影响,我将按照上述步骤切换到“IT 费用总计”视图。

总计表视图
总计表视图

最后,为了显示小计和总计数字,我只需切换到“总计表视图”选项。

这是在展示报告时折叠不必要行的最佳方法之一。您可以用最少的点击次数方便地切换到不同的视图,从而最大限度地减少观众的不便。但是,该方法仅适用于中小型数据集。

您也可以对大数据集使用此方法,但所需的体力劳动过多。

使用手动行分组

您可以使用“组”工具在 Excel 中创建可折叠的行。在此类组中,您将看到一个带有可点击按钮的轮廓,该按钮可以折叠和展开行。

示例数据集 1

假设您想要为每个部门(例如IT设施医务室)创建可折叠的行组,以显示项目的详细成本。这个想法是折叠行以显示小计和总计数字。

策略性地插入空白行
策略性地插入空白行

使用“分组”工具时,请用空白行将要折叠的每组行隔开,如上图所示。这些空白行会告诉工具哪一行属于上一组,哪一行是下一组的开始。

选择单元格并单击“组”
选择单元格并单击“组”

现在,选择单元格A2A6单击“数据”选项卡的“大纲”块内的“组”命令。

群组对话框
群组对话框

“组”对话框中,选择“行”选项,然后单击“确定”

团体概要
团体概要

Excel 将为选定的单元格区域创建一个组大纲。

A9现在,对throughA13A16through重复相同的步骤A20

三组提纲
三组提纲

最后,您应该有三组行的三个轮廓。

折叠行按钮
折叠行按钮

单击轮廓上的减号图标-)或行折叠按钮即可隐藏这些行组。

折叠数据集中的所有行
折叠数据集中的所有行

折叠所有分钟数据行后,您将获得上述视图。它仅显示IT 小计设施小计医务室小计总计行。

展开行按钮
展开行按钮

如果需要,请单击组轮廓中的加号图标以再次展开行。

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使用自动轮廓

如果您已经适当地组织了数据集,以便 Excel 可以从中读取模式,则可以使用自动大纲工具对行进行分组,从而创建可折叠的行。

示例数据集 1

例如,上述数据集是自动轮廓命令的完美候选。

自动轮廓命令
自动轮廓命令

要为IT设施医务室的细粒度费用项目创建可折叠行,请选择从A1到的整个数据集E20

现在,转到大纲命令块并单击下拉菜单。在那里,选择自动大纲命令。

Excel 中的自动提纲
Excel 中的自动提纲

Excel 将为数据集创建所有可能的轮廓并将其显示在左侧导航面板中。

使用自动大纲功能在 Excel 中折叠行
使用自动大纲功能在 Excel 中折叠行

现在,单击轮廓上的行折叠按钮以隐藏多余的行。

例如,隐藏所有IT设施医务室行组。

这样做将保留小计和总计数字。

使用数据小计

这是从结构化数据集创建可折叠行的另一种自动方法。

样本数据集 3

例如,您有一个与上述示例类似的数据集。该数据集显示了不同销售代理机构针对不同商店位置所取得的汇总销售数据。

现在,您可以应用Subtotal命令按商店位置对行进行分组,按商店创建小计,以及包括所有商店的总计销售额。

小计命令按钮
小计命令按钮

要尝试此方法,请选择包含列标题行的适当数据集。Subtotal工具将在配置对话框中显示列标题。

现在,单击“数据”选项卡的“大纲”块内的“小计”命令按钮。

配置小计
配置小计

您应该会看到“小计”对话框。

在此处执行以下自定义。但是,在大多数情况下,Excel 会读取数据模式并自动选择Subtotal配置。

  • 每次更改时:商店(列)
  • 使用函数: Sum
  • 将小计添加到: Mar(列)
  • 数据下方摘要:勾选
自动小计大纲
自动小计大纲

单击对话框中的“确定”以创建小计大纲。

隐藏详细信息命令
隐藏详细信息命令

选择整个数据集。现在,单击大纲命令块中的隐藏详细信息按钮以隐藏所有分钟数据行。

使用 Subtotal 在 Excel 中折叠行
使用 Subtotal 在 Excel 中折叠行

您将保留如上所示的NY TotalCA TotalFL TotalGrand Total行。

使用数据透视表

数据透视表是 Excel 中另一个用于折叠行的直观工具。

样本数据集 3

例如,在类似上述数据集中,您想要创建按代理商、按月份、按销售额小计和按总销售额的店铺视图。您可以按照以下简单步骤使用数据透视表进行操作。

数据透视表对话框
数据透视表对话框

选择包括列标题在内的整个数据集,然后单击“插入”选项卡的“表格”块内的“数据透视表”命令。

数据透视表对话框中,选择现有工作表选项。选择活动工作表上的一个空单元格来填充数据透视表。单击确定以应用设置。

数据透视表字段
数据透视表字段

数据透视表字段应显示在右侧。

将搜索字段下方的字段拖放到以下指示的区域:

  • 商店将进入Rows框。
  • 代理机构也将进入Rows框。
  • 将所有月份字段放入框内。
数据透视表
数据透视表

如果您已按照上述方法分配字段,您应该会看到如上图所示的数据透视表。

行折叠按钮
行折叠按钮

单击图像中所示的行折叠按钮。

使用数据透视表折叠行
使用数据透视表折叠行

这样做将隐藏代理商的销售价值但保留小计总计行。

使用 Excel VBA

Excel VBA 使您能够使用编程脚本和VBA 宏自动执行 Microsoft Excel 的大部分数据分析和可视化任务。

在大多数情况下,您需要执行 VBA 代码或宏,Excel 将自动执行程序脚本中提到的所有操作。

下面找到一些简单但有效的 VBA 脚本,可使用您自定义的输入在 Excel 中自动创建可折叠行。

在开始使用脚本之前,请先了解如何从VBA 代码创建宏:

使用 VBA 隐藏行

以下 VBA 代码将显示可视队列,以便您可以选择目标行来使用隐藏行方法折叠这些行:

VBA 脚本 1
Sub HideRows()
    Dim rng As Range
    Dim Answer As VbMsgBoxResult
    Dim AllRanges As Range
    
    Do
        Set rng = Nothing
        On Error Resume Next
        Set rng = Application.InputBox("Select rows to hide", Type:=8)
        On Error GoTo 0
        
        If Not rng Is Nothing Then
            If AllRanges Is Nothing Then
                Set AllRanges = rng
            Else
                Set AllRanges = Union(AllRanges, rng)
            End If
            
            Answer = MsgBox("Do you want to select another set of rows to hide?", vbYesNo)
        Else
            Exit Do
        End If
    Loop While Answer = vbYes
    
    If Not AllRanges Is Nothing Then AllRanges.EntireRow.Hidden = True
End Sub
宏对话框
宏对话框

创建 VBA 宏后,按Alt+F8调出对话框。

在那里,选择HideRows宏并点击运行按钮。

用于输入单元格范围的输入框
用于输入单元格范围的输入框

您将看到一个输入框,可以输入或选择要隐藏的单元格范围。

用于输入单元格范围的输入框
用于输入单元格范围的输入框

现在,脚本将询问您是否要选择另一组行。

如果选择“是”,则会显示第一个输入框。

Excel 使用 VBA 隐藏行方法折叠行
Excel 使用 VBA 隐藏行方法折叠行

如果选择,Excel 将隐藏行。上图是通过折叠不必要的行创建的原始数据集的摘要视图。

使用 VBA 小计折叠行

使用以下脚本自动执行您之前学到的 Subtotal 命令:

VBA 脚本 2
Sub AutomateSubtotal()
    Dim GroupByCol As String
    Dim FunctionChoice As String
    Dim TotalColumn As String
    Dim FunctionNumber As Integer
    
    ' Get the column to group by
    GroupByCol = Application.InputBox("Enter the column header or letter to group by:", "Group By Column", Type:=2)
    If GroupByCol = "False" Then Exit Sub
    
    ' Get the function to use for subtotaling
    FunctionChoice = Application.InputBox("Enter the function to use for subtotaling (SUM, AVERAGE, COUNT, etc.):", "Subtotal Function", Type:=2)
    If FunctionChoice = "False" Then Exit Sub
    
    ' Map function choice to function number
    Select Case UCase(FunctionChoice)
        Case "SUM"
            FunctionNumber = xlSum
        Case "AVERAGE"
            FunctionNumber = xlAverage
        Case "COUNT"
            FunctionNumber = xlCount
        Case "COUNTA"
            FunctionNumber = xlCountNums
        Case "MAX"
            FunctionNumber = xlMax
        Case "MIN"
            FunctionNumber = xlMin
        Case "PRODUCT"
            FunctionNumber = xlProduct
        Case "STDEV"
            FunctionNumber = xlStDev
        Case "STDEVP"
            FunctionNumber = xlStDevP
        Case "VAR"
            FunctionNumber = xlVar
        Case "VARP"
            FunctionNumber = xlVarP
        Case Else
            MsgBox "Invalid function choice. Please try again.", vbCritical
            Exit Sub
    End Select
    
    ' Get the column header or letter for the subtotal to be added
    TotalColumn = Application.InputBox("Enter the column header or letter to add the subtotal:", "Total Column", Type:=2)
    If TotalColumn = "False" Then Exit Sub
    
    ' Find the column numbers based on headers or letters
    Dim GroupByColNum As Integer
    Dim TotalColNum As Integer
    GroupByColNum = Cells.Find(What:=GroupByCol, LookAt:=xlWhole, MatchCase:=False).Column
    TotalColNum = Cells.Find(What:=TotalColumn, LookAt:=xlWhole, MatchCase:=False).Column
    
    ' Clear any existing subtotals
    ActiveSheet.Cells.RemoveSubtotal
    
    ' Add the subtotals
    ActiveSheet.Cells.Subtotal GroupBy:=GroupByColNum, Function:=FunctionNumber, TotalList:=Array(TotalColNum), Replace:=True, PageBreaks:=False, SummaryBelowData:=True
    
    MsgBox "Subtotaling completed successfully!", vbInformation
End Sub

执行后脚本将显示以下输入框:

按列分组
按列分组
  • 一个输入框,您必须在其中输入字母或列标题才能按行分组。
小计函数
小计函数
  • 您需要在其中提及要使用的函数的对话框。您可以从以下选项中进行选择:SUMAVERAGECOUNTCOUNTAMAXMINPRODUCTSTDEVSTDEVPVARVARP
总计栏
总计栏
  • 一个输入框,以便您可以选择 Excel 将在其下方填充小计值的列或字母。
小计成功
小计成功
  • 最后,Excel 将创建分组行的小计以及大纲。
使用 VBA Subtotal 折叠行
使用 VBA Subtotal 折叠行

您现在可以单击大纲上的行折叠按钮来隐藏冗余行并合并报告。

结论

现在您应该知道如何使用手动和自动方法折叠 Excel 中的行。

根据您的要求和 Excel 专业水平选择技术。

如果本文帮助您学习了 Excel 折叠行技巧,您可以在评论框中表示认可。您是否知道比上面演示的方法更好、更现实的方法?别忘了在您的评论中分享它。

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