提高生产力的10个Excel技巧

世界各地的大多数组织都使用 Microsoft Excel 来完成各种任务。 您可以对复杂的任务进行简单的数据分析，例如跟踪销售、管理库存和使用 Excel 生成备忘录。 它提供了一个网格界面，允许用户以自己的风格和结构组织和处理不同类型的数据。 但是，大多数用户将 Excel 理解为仅用于图形的程序，但 Excel 有很多功能和技巧可以用来提高工作效率。

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提高生产力的 10 个 Excel 技巧

以下是提高 Microsoft Excel 工作效率的 10 大技巧。

1. 使用 Excel 模板
2. 试用 Excel 图表
3. 命名 Excel 单元格以供参考
4. 创建漂亮的 Excel 表格
5. 轻松格式化
6. 试试闪光填充
7. 使用列表数据
8. 冻结标头
9. 快速求和
10. 尝试键盘快捷键

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1.利用Excel模板

设计信息结构可能既乏味又耗时。 幸运的是，Excel 为各种任务提供了各种现成的模板，您不必从头开始创建设计。

• 要使用 Excel 模板，请打开电子表格，然后在“文件”下拉菜单中选择“新建”。

• Excel 将显示用于各种用途的模板列表，如财务管理、日程安排、项目管理、日历等。

• 选择其中一个选项，说“预算”，然后单击结果弹出窗口上的“创建”图标。

• 您现在可以自定义模板以满足您的要求。

注意 您还可以在连接到 Internet 时在线搜索模板。

2.使用Excel图表

图表非常有助于将大量数据汇总为易于理解和分析的简单插图。 了解 Excel 中图表的一些技巧将帮助您在更短的时间内创建更有意义的图表。

• 使用“推荐图表”功能找出您可以根据您的数据创建的最合适的图表。
• 单击数据范围内的任何单元格，然后在“插入”选项卡上选择推荐数据。
• 单击各种选项，预览图表，找到最佳选择后，单击“确定”插入。

• 使用显示在所有菜单项顶部的“图表工具”自定义图表。

• 您可以向表格中添加更多数据，Excel 将自动更新图表。 要添加列 (Q4)，请在“Q3”标题右侧的单元格中键入“Q4”。
• 输入第四季度的数据，注意图表会自动显示添加列的数据。

请记住，当您要将数据表转换为图表时，只需按“Alt + F1”键。 Excel 会自动将选定的表格转换为精美的图表。

3. 命名 Excel 单元格以便于引用

Excel“名称框”在左侧（就在单元格上方）显示当前选择的名称（表格、单元格等）。

• 默认情况下，程序通过组合列字母和行号为单元格分配名称。

• 您可以为单元格、范围或表格指定自定义名称，以避免混淆并提高引用特定单元格或范围时的速度。
• 选择单元格或范围并右键单击它。 从菜单列表中选择“定义名称”。

• 键入单元格的名称并选择范围。 您可以在“评论”文本框中添加一些评论来描述单元格，然后单击“确定”。

• 您在 excel 公式中使用自定义名称。

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4. 将简单表格转换为精美的 Excel 表格

在 Excel 工作表上有一个简单的数据表？ 您可以将简单的表格转换为带有过滤器和行替换颜色的漂亮 Excel 表格。 只需在表格内部单击并按“Control + F1”键即可将其转换为漂亮的 Excel 表格。

5. 轻松格式化

在电子表格中输入大量数据不仅乏味而且容易出错。 数据中的单个错误可能代价高昂，但通过某些技巧，您可以最大限度地减少工作和错误。

• 控制错误的基本方法是将单元格格式化为特定的数据类型。 为此，请选择单元格并展开“主页”选项卡上的“数字”格式选项。
• 选择要在单元格中输入的数据类型。 在“数字”选项卡上选择类别，在右侧面板上指定所需的格式，然后单击“确定”。

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6.尝试快速填充

• 在处理具有特定模式的数据时，使用“Flash Fill”自动完成输入。
• 填写前几个示例，选择下一个单元格，然后单击“数据”选项卡上的“快速填充”。

• Excel 将完成其余单元格的填充。

• 当您拥有定义的条目列表（例如产品类别、年龄组等）时，您可以使用可供选择的选项列表来节省时间并控制数据输入。

7. 使用列表数据

• 选择单元格，然后在“数据”选项卡上转到“数据验证”工具。
• 在“允许”下，选择“列表”，然后在源下键入您的选项，用逗号分隔。 如果电子表格中有列表，请选择范围并单击“确定”。

• 填充数据时，从列表中选择要键入的内容会更快。

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8. 冻结页眉

当您使用长而宽的工作表时，很难记住列的标题。 别担心，选择标题下方的第二行，然后单击“查看 > 冻结窗格”菜单下的“冻结窗格”选项。 这将冻结第一个标题行并在滚动内容时使其保持浮动。 当您向下滚动工作表时，这将很容易帮助您检查标题。

与第一行类似，您也可以冻结工作表的第一列。

9. 快速求和、最大值、最小值和平均值

当列中有数字时，在 Windows 上按“Control + Shift + T”或在 Mac 上按“Command + Shift + T”快速求和。

在过滤后的 Excel 表格中，您可以看到总和的下拉列表。 单击它以获取其他选项，例如最大值、最小值、平均值、计数、标准偏差等。

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10. 使用 Excel 键盘快捷键

如果您不知道正确的键盘快捷键，则在工作表和不同的 Excel 文档之间移动可能会很麻烦。 例如，当您想要大空间时，按“Control + F1”隐藏功能区。

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结论

每个个人或企业的目标都是提高生产力和效率，Microsoft Excel 有助于实现这一目标。 对于任何使用 Excel 完成各种任务的人，以上提示可以提高您的数据处理速度和准确性，从而节省您的时间和金钱。